Kostenfreie Tools für die Teamkommunikation und -zusammenarbeit

Seit Corona arbeiten und kommunizieren wir anders mit Kund*innen und Kolleg*innen. Hangout-Calls statt des üblichen Montagsmeetings, Microsoft Teams-Chats anstelle persönlicher Absprachen, Brainstormings und Workshops via Zoom. Die meisten von uns verwenden mehrere Programme, denn sie alle bieten verschiedene Vorteile. Viele Unternehmen, die digitale Tools anbieten, nutzen den derzeitigen Run auf Onlinealternativen und bieten Freebies, die das Arbeitsleben erleichtern sollen. Da an die Rückkehr ins Büro für viele noch nicht zu denken ist, lohnt es sich, eine Auswahl aktueller Free-Versionen für die Teamkommunikation näher zu betrachten:

All-in-One-Tools

• Wer arbeitsbedingt Office 365 nutzt, hat Microsoft Teams sowieso bereits integriert. Bis Januar 2021 bietet Microsoft nun aber auch Einzelpersonen die Möglichkeit, das Tool kostenfrei herunterzuladen und Chats, (Video-) Besprechungen und Dokumente darüber abzuwickeln. Auch für größere Gruppen gibt es Angebote: sechs Monate lang können Unternehmen Office 365 E1 nutzen, für Bildungseinrichtungen wie Schulen steht Office 365 A1 zur Verfügung. Mit den Office-Versionen können u.a. Word, Excel und PowerPoint online genutzt werden.
• Eine Alternative zu Microsoft bietet Zoho mit „Remotely“ kostenfrei bis zum 1. Juli 2020. Auch hier können Nutzer Chats und Videocalls durchführen und gemeinsam an Dokumenten und Präsentationen arbeiten.

Video-Calls und Live-Streamings mit hohen Teilnehmerzahlen

Viele Anbieter erweitern aktuell Basic-Versionen diverser Tools um Premiumfeatures:

• Google hat für seine Softwaretools G Suite und G Suite for Education kostenpflichtige Enterprise-Funktionen freigeschaltet. Meetings mit bis zu 250 Teilnehmern, Live-Streamings mit bis zu 100.000 Zuschauern innerhalb einer Domain und die Möglichkeit, Besprechungen aufzunehmen und bei GoogleDrive zu speichern, sind bis zum 30. September 2020 möglich.
• Das Kommunikationstool pronto für Unternehmen und Einrichtungen wie Schulen bietet nicht nur Chats und Video-Calls. Alle Arten von Dateien wie Dokumente, Fotos, Präsentationen etc. können untereinander geteilt und gespeichert werden – auf allen cloudbasierten Speicherorten wie Dropbox, OneDrive, iCloud oder Google Drive. Zusätzlich gibt es ein automatisches Übersetzungsprogramm, geeignet besonders für Unternehmen, die international aufgestellt sind und schnell und unkompliziert Nachrichten austauschen wollen. Während der Corona-Krise können Unternehmen ebenso wie Lehrer das Tool kostenfrei
• Cisco Webex erweitert sein Angebot der Free-Version: Videokonferenzen können jetzt mit bis zu 100 Teilnehmern und ohne zeitliche Begrenzung durchgeführt werden. Wer noch kein Webex-Kunde ist, kann Lizenzen für drei Monate kostenfrei nutzen und wird in das Tool eingeführt.
• Auch Lifesize ermöglicht Meetings und Videochats. Aktuell steht das Premium-Abo statt nur 14 Tage für ganze sechs Monate zur Verfügung.

Support per Fernzugriff

Remote Work sorgt auch dafür, dass viele Kollegen im Home Office ratlos vor technischen Problemen sitzen. Software für Fernwartung und Fernzugriff kann Abhilfe schaffen:

• Teamviewer bietet an sich bereits ein „Freemium“-Modell an – kostenfrei für den privaten Gebrauch, nicht aber für die geschäftliche Nutzung. Während der Corona-Krise ändert sich das: Die Software erlaubt es nun auch Unternehmen, die Gratisversion zu nutzen. Allerdings handelt es sich dabei um eine inoffizielle Regelung, außerdem sind nicht mehr als 150 zeitgleiche Verbindungen möglich. Für Bildungseinrichtungen gibt es offizielle kostenfreie Lizenzen für die zugehörige Online-Kollaborationslösung „blizz“.
• BeyondTrust, ebenfalls auf Fernzugriff und -wartung spezialisiert, stellt seine Software für drei Monate zur Verfügung. Sie enthält verschiedene Lösungen wie einfachen „Remote Support“ oder sonderrechtlichen Zugang für bis zu fünf gleichzeitige Nutzer.

Was aber können wir aus unserer momentanen Art zu Arbeiten für die Zukunft mitnehmen? Der Stresstest hat deutlich gezeigt: Gruppen-Chats, Workshops und Teamabsprachen funktionieren auch digital. Wer nicht quasi nebenbei noch Kinderbetreuung und HomeSchooling erledigen muss, kann mit den richtigen technischen Voraussetzungen und einigen Tools also fast Arbeiten wie im Büro. Nur die Kollegen fehlen am Ende noch.

Über die Autorin: Franziska Dickmann ist Texterin bei der Kommunikationsagentur schoesslers – und wie alle Kolleg*innen momentan im HomeOffice statt im Berliner Büro.